La automatización en sí misma no te hace más eficiente, para lograrlo necesitas encontrar la combinación correcta y medir todo en función de los resultados.

Los procesos que las empresas enfrentan todos los días, tanto en el lado del marketing como en el lado de las ventas y la atención al cliente, a menudo requieren mucho tiempo y son propensos a errores. Por ello, para crecer de forma sostenible, cada vez más son las empresas que optan por estandarizarlos y automatizarlos.

Si bien los flujos de trabajo de CRM prometen un servicio eficiente y consistente, su implementación (y mantenimiento) puede ser una tarea realmente abrumadora.

Crear flujos de trabajo de CRM estandarizados para tu negocio es absolutamente necesario hoy para expandir la empresa de manera sustentable.

Sin embargo, seguir algunas prácticas simples ayuda a evitar problemas y agilizar los procesos. El secreto, como en todas las actividades humanas, es la formación y la aplicación práctica, posiblemente en un entorno de formación antes de “entrar en producción”.

Una herramienta muy útil en este sentido puede ser, por ejemplo Goldfish, el nuevo producto de vtenext: un entorno en el que aprender, formar y probar la automatización de procesos de negocio.

Pero antes de comenzar con algunos consejos útiles, consideremos un ejemplo famoso en la automatización de procesos comerciales.

Flujos de trabajo en la cultura pop

En 1954, un vendedor de puerta en puerta llamado Ray Kroc recibió un pedido inusualmente grande de licuadoras para un puesto de hamburguesas en San Bernardino, California. Cuando visitó el restaurante, se sorprendió del volumen de comidas que el pequeño negocio podía servir a sus clientes.

Ray notó algunas cosas sobre el soporte que destacaron:

  • Las hamburguesas se pueden hacer más rápido que en cualquier otro negocio.
  • La calidad de las comidas, el tiempo de preparación y la experiencia del cliente fueron muy fiables y homogéneas.
  • Los procesos se habían dividido en tareas sencillas y bien definidas que requerían poca formación específica.

Este fue el primer restaurante McDonald’s que luego Ray asumió para iniciar una franquicia. Hoy en día llamaríamos a esos procesos “Flujos de trabajo” y específicamente “flujo de trabajo CRM” si estuvieran orientados al cliente.

Si bien no todo el mundo puede lograr el mismo éxito que McDonald’s, si sigues unos sencillos consejos puedes mejorar tus procesos comerciales gracias a la automatización

Sugerencias de procesos comerciales

Hay tres pasos esenciales que sería bueno seguir a la hora de definir los procesos de negocio y su automatización:

  1. Planifica tus flujos de trabajo. Dedicar algo de tiempo a definir lo que deberían permitirte tus flujos de trabajo ayudará a simplificar todos los pasos posteriores.
  2. Elije el sistema y las herramientas adecuadas para ti. Para encontrar lo que es adecuado para ti, primero debes mirar a las personas y elegir en función de lo que pueda funcionar par el equipo, tampoco olvides el presupuesto: algunas soluciones como Goldfish te permiten probar todo de manera gratuita; aprende formando y viendo video tutoriales gratuitos ya incluidos en el entorno de trabajo, déjate guiar por asistentes y ejemplos concretos y, una vez aprendido, exporta tus procesos.
  3. Asegura el éxito de tu flujo de trabajo. Monitorear los flujos es esencial para asegurarte de que continúen funcionando y hacer que el trabajo del equipo sea más productivo.

Y ahora aquí hay unos consejos útiles para tener en cuenta

1. Mide dos veces, corta una vez

Antes de automatizar, busca eficiencia. La automatización en sí misma no te hace más eficiente, para lograrlo necesitas encontrar la combinación adecuada para tu caso específico y sobre todo medir en función de los resultados. Los flujos de trabajo pueden reducir la cantidad de recursos utilizados para tu proceso, pero sólo tu puedes determinar si vale la pena.

Establece un punto de referencia y luego audita todos tus procesos

Para ver cuáles cumplen con sus estándares, habla con los colegas que realmente realizan cada una de las operaciones y averigua dónde hay un desperdicio innecesario de esfuerzo y dinero.

2. Hacer que todos tengan un alto rendimiento

Antes de que McDonald’s comprara máquinas o contratara personal, hubo un periodo de prueba y error en el que estableció las mejores prácticas para su restaurante. Se han probado muchas recetas y procesos antes de encontrar las óptimas en las que invertir.

Así mismo, antes de que las empresas crezcan de manera explosiva, hay un periodo de descubrimiento para identificar “la fórmula” a utilizar para replicar su éxito.

¿Cuál es su fórmula?

En la mayoría e las empresas, existe cierta selección natural que se produce cuando el personal realiza la misma tarea en paralelo. El personal más productivo tiende a crecer y a difundir sus buenos hábitos al resto del equipo. Las empresas más innovadoras utilizan las pruebas A/B para competir entre si en dos versiones del mismo proceso y ver cual gana.

3. Incorporar el enfoque de automatización en todos los procesos

Algunos procesos son más complejos. Pueden dividirse en diferentes caminos para adaptarse a escenarios comunes que enfrenta la empresa. Para que los flujos de trabajo tengan éxito, se debe identificar estos caminos más comunes y crear las decisiones que determinan las rutas en los procesos comerciales.

Esto tiene varias ventajas: una de ellas es que se reducirá el número de personas necesarias para realizar un determinado proceso. Es decir, la lógica integrada en el proceso e incluso si su “arquitecto” se ha ido, el proceso puede continuar produciendo resultados

Las ventajas de la automatización en los procesos comerciales

Crear flujos de trabajo de CRM estandarizados para tu negocio es absolutamente necesario hoy para expandir la empresa de manera sostenible. Puedes reducir drásticamente la carga sobre el personal sin compromiso y, en muchos casos, incluso mejorar la experiencia del cliente.

Además, el seguimiento oportuno de los procesos favorece la identificación de cuellos de botella con miras a la mejora continua. garantiza la posibilidad de adaptar oportunamente los procesos internos a la influencia externa/interna, mejorar la comunicación hacia dentro de la organización y romper las barreras, preservando un historial de la información intercambiada y descubriendo inmediatamente dónde se ha detenido el proceso.

El tiempo y los recursos que liberará al automatizar sus procesos comerciales le darán espacio para respirar, experimentar y, en última instancia, hacer crecer su negocio

Publicación original

Mariagrazia Repola

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